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Berlin University Alliance

Die Berlin University Alliance ist der gemeinsame Verbund der drei Berliner Universitäten Freie Universität Berlin, Humboldt-Universität zu Berlin, Technische Universität Berlin sowie der Charité – Universitätsmedizin Berlin. Die vier Partnerinnen haben sich zusammengeschlossen, um den Wissenschaftsstandort Berlin zu einem gemeinsamen Forschungsraum weiter zu entwickeln, der zur internationalen Spitze zählt. Im Zentrum der Zusammenarbeit stehen dabei die gemeinsame Erforschung großer gesellschaftlicher Herausforderungen, die Stärkung des Austausches mit der Gesellschaft, die Nachwuchsförderung, Fragen der Qualität und Wertigkeit von Forschung sowie übergreifende Vorhaben in den Bereichen Forschungsinfrastruktur, Lehre, Diversität, Chancengerechtigkeit und Internationalisierung. Gemeinsam forschen, lehren, lernen und arbeiten rund 1.700 Professuren, 100.000 Studierende, 12.000 Promovierende und 26.000 Beschäftigte in der Berlin University Alliance.

Mit ihrem Antrag „Crossing Boundaries toward an Integrated Research Environment“ ist die Berlin University Alliance (BUA) erfolgreich in der Exzellenzstrategie des Bundes und der Länder.

Die vier starken Partnerinnen der BUA verbessern gemeinsam die Karrieremöglichen ihrer Wissenschaftler*innen und fördern Eigenständigkeit und Chancengleichheit. Forschende auf allen Karrierestufen profitieren von attraktiven Bedingungen für Forschung und Karriereentwicklung.
Mit der BUA Postdoc Academy fokussiert die Alliance die Karrierebedarfe von Postdocs.

Programmassistenz mit 70% der regulären Arbeitszeit

Zur Unterstützung der Arbeit im Objective 4 ‚Promoting Talent‘ sucht die Berlin University Alliance zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Programmassistenz mit 70% der regulären Arbeitszeit. Die Stelle ist bis zum 30.10.2026 befristet und wird gemäß Entgeltgruppe 8 der Entgeltordnung zum TV-L Berlin vergütet.

Aufgabenbeschreibung:

  • organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (online wie vor Ort) im Objective 4, insbesondere der Postdoc Academy
  • Teilnehmendenmanagement, Raummanagement sowie Kommunikation mit Teilnehmenden und Trainer:innen (in dt. und engl. Sprache)
  • Optimierung u. Pflege der Kommunikationsinfrastruktur der Postdoc Academy bestehend aus Webseite, Newsletter, Mailinglisten, etc. (in dt. und engl. Sprache)
  • Organisation, Durchführung und Aufbereitung von Programmevaluationen mit Hilfe eines Softwaretools
  • Vor- und Nachbereitung von Arbeits- und Gremiensitzungen; Erstellung von Tagesordnungen und Ergebnisprotokollen in enger Abstimmung mit der Leitung der Management Unit; Terminplanung
  • Verwaltung von Sachmitteln; Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen
  • Teamassistenz

Erwartete Qualifikationen:

Erwartet wird

  • abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem oder rechtlichem Schwerpunkt, alternativ gleichwertige Erfahrungen und Fähigkeiten
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Kenntnisse und Erfahrungen im Projekt- und Veranstaltungsmanagement

Erwünscht sind

  • Allgemeine Sekretariatskenntnisse
  • Beherrschung der gängigen Office-Software (Word, Excel, PowerPoint) und Bereitschaft zur Einarbeitung in CMS-Systeme und Newslettertools
  • sicherer Kommunikationsstil im akademischen Umfeld (dt./engl.), Sinn für zielgruppenspezifische Ansprache
  • Servicebereitschaft und Kommunikationsfreude im Umgang mit einer Vielzahl an Akteuren mit unterschiedlichen Perspektiven und in komplexen Strukturen

Unser Angebot:

  • ein spannendes Arbeitsgebiet mit hohem Gestaltungspotential und Wirksamkeit
  • ein wertschätzendes, hochmotiviertes Team mit rund 35 inspirierenden Kolleg*innen in der BUA-Geschäftsstelle
  • die Chance, Ihr Profil im Wissenschaftsmanagement auszubauen, Ihr berufliches Netzwerk zu erweitern und von den good practices und dem Erfahrungsaustausch mit einschlägigen Stakeholdern der vier renommierten Wissenschaftseinrichtungen zu profitieren
  • Jahressonderzahlung, jährlich 30 Urlaubstage, vermögenswirksame Leistungen, arbeitgebersubventioniertes Jobticket und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
  • ein zentral gelegener Arbeitsplatz in Berlin Mitte, flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice

Hinweise zur Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagefähigen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer SB Projektassistenz/MU4 bis zum 03.12.2023 Format PDF (als ein Dokument) per E-Mail an: bewerbung@berlin-universityalliance.de

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in KW 50 statt.

Für Rückfragen stehen Ihnen
Frau Elisabeth Nickler (zum Aufgabengebiet) und Frau Mandy Engel-Herbert (zum Auswahlverfahren)
unter bewerbung@berlin-university-alliance.de gern zur Verfügung.

Die Berlin University Alliance bietet ein spannendes Arbeitsumfeld, das sich auch strukturell weiterentwickeln wird. Zur Bündelung der Verbundprojekte und zur Stärkung der Sichtbarkeit wurde eine gemeinsame Einrichtung der Verbundpartnerinnen, die Kooperationsplattform der Berlin University Alliance als eigenständige Gliedkörperschaft, gegründet. Das Arbeitsverhältnis wird für die angegebene Stelle mit dieser rechtsfähigen Kooperationsplattform begründet.

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Berlin University Alliance schätzt die Vielfalt Ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit.

Aus Kostengründen werden die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie nur Kopien ein. Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf den https://jobs.berlin-university-alliance.de/. Vorstellungskosten können leider nicht übernommen werden.

Die maßgebliche Ausschreibung finden Sie im Jobportal der Berlin University Alliance: https://jobs.berlin-university-alliance.de/

Weitere Informationen:
https://www.berlin-university-alliance.de/