Büroleitung der Präsidentin (d/m/w)

Das Büro der Präsidentin ist die zentrale Koordinationsstelle der Hochschulleitung. Hier laufen Termine, Informationen und Prozesse zusammen. Für diese verantwortungsvolle Aufgabe suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Diskretion, Weitblick und Serviceorientierung den Arbeitsalltag der Präsidentin aktiv unterstützt und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick behält. Es erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit engem Einblick in die Arbeit der Hochschulleitung. Dabei stehen Sie im Austausch mit Menschen aus Wissenschaft, Verwaltung, Politik und Gesellschaft – in einem abwechslungsreichen Umfeld an einer der führenden technischen Universitäten Deutschlands.

• Eigenständige Führung des Büros der Präsidentin (insbesondere Terminplanung und Termin‐ koordination sowie Abwägung der Prioritäten, Bearbeitung von Posteingängen, Erledigung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Betreuung von nationalen und internationalen Gästen, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Planung und Organisation von Dienstreisen)
• Betreuung der Mandate der Präsidentin in Abstimmung mit den beteiligten Stabsstellen der TU Berlin (wie Mandate in LKRP, HRK, Beiräten und Kuratorien o.ä., insbesondere Überwachung der Termine sowie Prüfung und Vorbereitung der Sitzungsunterlagen)
• Organisation interner Routine-Termine (insbesondere selbständige Planung, Organisation, und Durchführung von kleineren Veranstaltungen der Präsidentin; Vor- und Nachbereitung inkl. Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollierung für interne Regeltermine)
• Verwaltung von Haushaltsmitteln (Rechnungsbearbeitung, Beschaffungen, Finanzplanung
  und Betreuung der Präsidentin zugeordneter Mittel)
• Personalangelegenheiten des Präsidialbereichs (Vorbereitung von Ausschreibungs- und
  Einstellungsunterlagen, Bearbeitung von Krankmeldungen und Urlaubsverwaltung)
• Vertretung des Vorzimmers der Präsidialamtsleitung im Abwesenheitsfall mit den dort anfallenden Aufgaben

Sie haben einen ersten berufsqualifizierenden Studienabschluss (Bachelorniveau) erworben. Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Vorzimmer- oder Assistenzposition mit, idealerweise haben Sie diese an einer Wissenschaftseinrichtung erworben.

Für die Position zwingend erforderlich sind gründliche Kenntnisse über Verwaltungsabläufe. Erforderlich ist ferner ein versierter Umgang mit den gängigen Office-Produkten und Video‐ konferenz-Tools sowie sehr gute Sprachkompetenz in deutscher sowie englischer Sprache. Besonders wichtig ist die Wahrung von Vertraulichkeit und Diskretion. Von Vorteil sind die Fähigkeiten, im Rahmen vorgegebener Arbeitspakete eigenständig zu arbeiten, eine ausgeprägte Serviceorientierung, einschlägige Kenntnisse des Haushaltsrechts, des Reisekostenrechts und des Personalrechts sowie Stressresistenz auch in Phasen höherer Belastung zum Beispiel während Vertretungssituationen sowie ein jederzeit freundliches Auftreten gepaart mit einem sehr guten schriftlichen und mündlichen Ausdrucksstil.

• Vergütung nach dem Tarifvertrag der Berliner Hochschulen (TV-L Berliner Hochschulen)
• 30 Tage tariflicher Erholungsurlaub pro Jahr
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (bis zu 40 % nach Absprache mit der Führungskraft)
• Umfangreiche Sport- und Gesundheitsangebote im Rahmen des Hochschulsports
• Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung
• Mitarbeit in einem freundlichen und kollegialen Team

Fragen? Beantwortet Ihnen gern die Präsidialamtsleiterin Frau Gliem unter 030 314 22220.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer mit den üblichen Unterlagen ausschließlich per E-Mail an Frau Schultheiß unter bewerbungen@bereich-p.tu-berlin.de.

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung: https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/.

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind herzlich willkommen.